dnes je 2.12.2022

Input:

Profesionální vedení porady

12.2.2012, Zdroj: Verlag Dashöfer

Profesionální vedení porady

I. Porada jako účinný nástroj každého leadera

Pokud chcete o nějakém manažerovi rychle získat první dojem – názor na to, jak zvládá svoji práci z hlediska manažerských zručností, tak se jděte podívat na poradu, kterou řídí. Vedení porady stejně jako koučování hodnotícího pohovoru nebo krátká prezentace nového projektu skupině posluchačů – to jsou jasné ukázky dovedností vedoucího pracovníka. Samozřejmě, očekávají se od něj i jiné zručnosti, na uvedených 3 příkladech ale je vidět úroveň jeho práce s lidskými zdroji. Těžko nějaký manažer nadchne svůj tým, když nedokáže efektivně a přitom i kreativně a zábavně odřídit pravidelnou či mimořádně-operativní poradu.

Upozornění
Důsledky špatně koučované porady

  • nespokojený tým lidí během schůzky (ztráta dobré nálady)

  • nechuť po takové poradě něco tvořit (ztráta kreativity)

  • programovaná otrávenost lidí k příštímu mítinku (ztráta motivace)

  • zeslabování autority vedoucího pracovníka (ztráta energie a vztahů)

  • nevyužité finanční zdroje (ztráta peněz)

Příklad
Příklad

Tento praktický příklad se váže k poslednímu důsledku nedobře vedené porady. Pokud sečteme čas manažerů a dalších účastníků porady a vynásobíme ho jejich hodinovou sazbou ceny práce, tak dojdeme k přímé hodnotě takového mítinku. Nepřímou hodnotu tvoří první čtyři faktory uvedené v předchozích důsledcích špatně vedených porad. Tato hodnota je převedena následně na odhadovaný finanční výstup.

Přibližný odhad přímých i nepřímých nákladů porad u organizace se 100 zaměstnanci:

  • přímá hodnota porad za 1 kalendářní rok je asi 750 000 Kč

  • nepřímá hodnota porad za stejný čas převedená na peníze je číslo 2 x až 3 x větší!

Naučit se tedy dobře koučovat mítink je činnost, která každému manažerovi přinese velký užitek! Než se ale dostaneme k tomu, jak by měla profesionálně koučovaná porada vypadat, tak nejdříve definujeme nejčastější chyby, kterých se v praxi předsedové schůzí dopouštějí:

Upozornění

  1. Většina účastníků necítí užitek z mítinku

    Dnešní organizace chtějí po svých zaměstnancích poměrně velké výkony, a pokud tito lidé mají na poradě pocit promarněného času, tak začnou tyto setkání považovat za zloděje svého času. Zvláště mnohahodinové porady bez jasných výsledků (nebo striktně vyžadovaná účast některých pracovníků na mnoha různých typech porad napříč organizací a projekty) jsou vyloženě frustrující záležitostí.

  2. Někteří řečníci mluví příliš dlouho

    Dlouhé monology jsou uspávající, protahují celý mítink a často se pak stává, že několik agresivně mluvících ostatní vůbec nepustí ke slovu. Jsou prostě lidé, kteří se rádi poslouchají, a pokud jim to předseda porady umožní, tak jsou schopni mluvit takřka donekonečna. Diskuse je samozřejmě žádaná, ale měli by mluvit všichni (nebo všichni, kteří mají k tématu co říci) a k věci a ne do šířky.

  3. Opakovaně pozdní příchody účastníků

    Pokud se častěji stává, že na plánovaném setkání z 10 účastníků jich sedí 7 a zbylí 3 jako vždy přijdou o 15 (i více) minut pozdě, tak je to prvotně chyba předsedy porady. Ten pak musí znovu opakovat úvodní informace, a tak většina lidí tam vlastně těch prvních 15 minut trávila zbytečně.

  4. Nepřipravené složité téma

    Na mítinku se začne

Nahrávám...
Nahrávám...